In unserer stressigen Welt sehen wir uns jeden Tag mit einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben konfrontiert. Wir hetzen von einem Termin zum nächsten. Packen den Tag so voll es nur geht. Doch egal wie sehr wir uns bemühen, die Zeit rinnt uns nur so durch die Finger. Frust und Ärger sind die Folge. Doch was tun, damit wir unseren Tag so effizient wie möglich nutzen können? Die Antwort lautet: Zeitmanagement. QN Europe gibt dir deshalb 5 Zeitmanagement-Tipps mit auf den Weg, damit auch du deine Tage stressfrei und gelassen angehen kannst.
1. Spontane Einfälle immer aufschreiben
Geistesblitze oder spontane Einfälle sollten immer zu Papier gebracht oder digital erfasst werden. Geschieht das nicht, geistern sie nur endlos im Kopf umher und Sie müssen durchgehend darauf achten, die Gedankenfetzen nicht zu vergessen. Dies erzeugt unbewussten Stress und stört somit unnötigerweise bei der Arbeit. Wichtig ist zudem, dass die Notizen nicht wahllos niedergekritzelt, sondern an einer zentralen Stelle zusammengefasst werden, an der Sie sie in jedem Fall wiederfinden.
2. Aufgaben priorisieren und Ziele setzen
Arbeiten und Entscheidungen treffen geht Hand in Hand. Wer strukturiert arbeiten will, muss entscheiden welche Aufgaben wichtig und dringend sind und welche nicht – es muss priorisiert werden. Aber: Wichtig ist nicht immer gleich dringend! Sie müssen unterscheiden zwischen Aufgaben, die in kurzer Zeit erledigt werden müssen („dringend“) oder Aufgaben, die ausschlaggebend für die Zukunft der Firma sind („wichtig“). Dringende Aufgaben sollten also zuerst, wichtige Aufgaben mit besonders hohem kognitivem Aufwand bearbeitet werden.
3. Blockweise arbeiten
Mails schreiben, Telefonieren, Planen oder einfach Routinearbeiten – der Arbeitsalltag vieler Berufstätiger ist von vielen, verschiedenen Aktivitäten durchsetzt. Umso wichtiger also, dass diese unterschiedlichen „Tasks“ blockweise abgearbeitet werden! Wer sich unterschiedliche Blocks am Tag festsetzt (z. B. eine Stunde fürs Telefonieren, eine Stunde für das Bearbeiten von Mails) ist besser strukturiert und muss nicht zu einem späteren Zeitpunkt andere Tätigkeiten unterbrechen und sich neu in die Materie einarbeiten. Diese Blöcke können auch abhängig von der persönlichen Leistungskurve gelegt werden: Die Zeit des Tages an der sie ihr persönliches Leistungshoch sehen, sollte logischerweise für die anspruchsvollen Ausgaben genutzt werden.
4. Lernen, Nein zu sagen
„Nein“ sagen wirkt Wunder für Entlastung während des Arbeitstages. Mehr Aufgaben bedeuten mehr Stress und dies wirkt sich selten positiv auf die Performance aus. Also: Weniger ist mehr, sagen Sie nicht zu allem Ja und Amen! Denn das schafft mehr Zeit für die eigenen Aufgaben. Wichtig ist dabei immer, dass das „Nein“ begründet werden kann und höflich kommuniziert wird. Nur „Ich habe keine Lust“ wird wenig Verständnis hervorrufen. Ihre Arbeitskollegen werden ein „Nein“ eher akzeptieren, wenn sie fundiert erklären können, warum auch die kleine Bitte gerade nicht erledigt werden kann.
5. Ruhepausen gönnen
Klingt zunächst seltsam, ist aber mit der wichtigste Aspekt eines effektiven Arbeitsalltags. Nur wer eine ausgewogene Balance aus Ruhepausen und Phasen effektiver Arbeit findet, schafft es auf längere Zeit leistungsfähig und körperlich wie mental gesund zu bleiben. Burnouts sind nach wie vor eine reale Gefahr und sollten nicht unterschätzt werden.
Mit diesen fünf Tipps zum Thema Zeitmanagement bist auch du schon bald Herr deiner Zeit. Hast du weitere Anregungen zum Thema Zeit- und Selbstmanagement, lasse es uns wissen und kontaktiere uns unter: eu.support@qneurope.com
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